Bir Pazartesi sabahı her zamanki gibi iş yerinize gidiyorsunuz, çayınızı/kahvenizi alıp bilgisayarınızın karşısına geçiyorsunuz. Farenizin imleci ile zarf ikonuna tıklayıp posta kutunuzu açıyorsunuz ve o da ne? Dağ gibi birikmiş e-postalar sizi bekliyor. Görmezden gelip işinize başlasanız olmaz, hepsini tek tek açıp okusanız olmaz. Neticede postaların kimisi patronunuzla yapacağınız toplantıyla ilgili, kimisi iş arkadaşınızın doğum günüyle, kimisinin ise sizinle hiç mi hiç alakası yok.
Evet, iş hayatına atılmış olanlar için bu sahne epeyce tanıdık olsa gerek. Öbür yandan, kişisel e-postalarımız için de durum çok farklı değil. Peki, bunun üstesinden nasıl gelebiliriz? Bu sorunun cevabı aşağıda paylaşacağımız 8 basit adımda gizli.
1)Gününüze e-postalarınızı kontrol ederek başla-ma-yın. Evet, kulağa sanki böyle bir şey mümkün olamazmış gibi geliyor ama en verimli saatlerimizi önemli işlerimizle değerlendirmek varken niye e-postalarla mücadele ederek geçirelim ki?
2)E-postalarınızı günde sadece 2 veya 3 kez kontrol edin. Bunu alışkanlık haline getirmeniz çok önemli. Neticede ne kadar az dikkatiniz dağılırsa zamanınızı o kadar verimli değerlendirirsiniz. Ayrıca e-postalarla ne kadar az haşır neşir olursanız sağlınız için de o kadar iyi. 2015 yılında yapılan araştırmalara göre e-postları sık kontrol eden kişiler diğerlerine göre daha çok strese maruz kalıyor.
3)E-posta bildirimlerini kapatın. Madem posta kutunuzu sık sık kontrol etmeyin, hem dikkat dağıtıyor hem de stres yapıyor dedik. O zaman e-posta bildirimlerini de hem telefondan hem bilgisayardan kapatmayı unutmayın.
4)E-posta ayarlarınızı değiştirin ve kendinize faydalı klasörler oluşturun. Evet, e-posta adresinizin ayarlar kısmından gelen e-postalarınızı kategorize etmek çok kolay. Örneğin patronunuzdan gelen e-postaları ayrı bir klasöre yönlendirirseniz hangi e-postayı daha önce kontrol etmeniz gerektiğine daha iyi karar verebilirsiniz.
5)“Otomatik cevap” seçeneğiyle sizden cevap bekleyenlerin içini rahatlatın. Otomatik cevap seçeneği ile e-posta sahiplerine e-postayı aldığınızı ve en kısa sürede geri döneceğinizi bildirip onları sakinleştirebilirsiniz.
6)Kısa ve öz olun. E-posta gönderirken esas konuya odaklanın. Örneğin bir konferansa profesörünüzü mü çağıracaksınız? Kısa bir girişten sonra hemen esas konuya geçin. Böylece okuyucunun dikkatini kaybetme riskini de ortadan kaldırmış olursunuz.
7)Açık uçlu sorular yenine, önerileri tercih edin. Örneğin “Bu konu hakkında ne düşünüyorsun?” diye sormak yerine kendi fikrinizi veya önerilerinizi öne sürün ve bunun üzerine yorum yapılmasını isteyin. Böylece hem esas konudan uzaklaşmamış olur, hem de karşıdakinin yükünü azaltmış olursunuz.
8)E-posta gönderirken gönderdiğiniz kişileri göz önünde bulundurun. Yani e-postanızın iletileceği kişiyi e-postanızı hazırlarken kesinlikle aklınızdan çıkarmayın. Karşıdaki kişiye özel hazırlanmış e-postalar göndermeye dikkat edin, kopyala-yapıştırlardan kaçının. Ayrıca karşıdaki kişinin ruh hali hakkında bilginiz varsa bunu da göz önünde bulundurun. Mesela e-postanın alıcısı stresli bir durum içerisindeyse kişinin durumuna uygun bir e-posta gönderin. Unutmamak gerek ki amaç e-postanın gönderilmesinden ziyade mesajın karşı tarafa doğru olarak iletebilmesi.
Elif Nur ALICI
Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı
