Blog

İş Hayatında İyi Not Tutmanın 6 Yöntemi

not-tutmak

Yazar Tim Ferriss’in sadece günlük karalamalarını içeren raflarca dolu defterleri bulunuyor. Bu durumu anlatmak için dolaylı bir ifade kullanan kişisel gelişim uzmanı bir zamanlar şöyle yazmıştı: “Bazı insanların uyuşturucu kullanması gibi ben de not tutuyorum.”

Başka bir hevesli not tutucusu olan, Virgin Group kurucusu Richard Branson da şöyle diyor: “Virgin’ın en başarılı şirketleri en beklenmedik anlardan doğdu. Eğer defterlerimizi açmasaydık, bütün bu şirketlerin hiçbiri var olmazdı.”

Ben üniversitedeyken hep not tutmanın öneminden bhasedilirdi. Benim de hızlıca yazılıp çizilmiş ders notlarımla dolu spiralli defter yığınlarım hala duruyor. Bir kere profesyonel kariyer hayatımıza atılınca bu not tutma alışkanlığımızı maalesef kaybettik. Fakat toplantılarda, beyin fırtınası sırasında, ya da okurken her türlü yeni içeriğe dair bir yazılı kayıt tutmak, üretkenliğin ve öğrenmenin temel araçlarından biri olarak yerini korumaya devam ediyor.

Kendi şirketimin CEO’su olarak bir not deftersiz yakalandığım an sayısı neredeyse yok. Zaman benim en önemli kaynağım ve not tutmak, bana zamanımı nasıl kullanmayı seçtiğime dair en önemli şeyleri ayıklayabilmemi sağlıyor. Ayrıca çalışanlarıma da aynı şeyi yapabilmeleri konusunda bir ışık yakıyor.

Eğer bu basit alışkanlığı nasıl edineceğinizi merak ediyorsanız, işte iyi not alabilmenin uzmanları tarafından destekli ipuçları.

Geleneksel olun ve not tutarken kendi kelimelerinizi kullanın

Kağıt not defteri mi kullanmalı yoksa dijital not alma uygulamalarını mı sorusu, tavuk mu yumurta mı ikilemi gibi en temel sorulardan birisi.

Harvard Business Review için yazan Alexandra Samuel şiddetle dijital not almayı destekliyor. Evernote gibi bir uygulama ile not almanın zaman yönetimini en iyi şekilde sağladığını ve eski notlara daha sonra ulaşımını kolay ve hızlı hale getirdiğini savunuyor.

Elbette herkes hemfikir değil. Başka bir Harvard Business Review katkıda bulunucusu olan Maggy McGloin’a göre, geleneksel not tutmanın somut yararları araştırmalarla gösteriliyor. Bir çalışmaya göre araştırmacılar, dijital not tutucuların el yazısı ile tutanlara kıyasla daha uzun “transkripsiyon (sözlü ifadelerin yazılı baskıya çevrilmiş hali) benzeri” notlar tuttuklarını ve kavramsal sorularda önemli ölçüde daha başarısız olduklarını söylüyor.

Katılımcılara kelimesi kelimesine notlar tutmamaları açık bir şekilde söylense dahi onlar, bu şekilde “transkripsiyon benzeri” yazmaya devam ediyorlar. Klavyede yazmak irdelemeden yazıya geçirmeyi desteklerken, el yazısı ise bizi daha özetlenmiş notlar oluşturmaya ve kapsayıcı olmak amacıyla bilgileri filtrelemeye itiyor.

Dizüstü bilgisayar ya da tablet bilgisayar kullanmak, Twitter akışında ne olduğunu kontrol etmek ve Facebook’ta yeni neler olduğuna bakmak gibi dikkat dağıtıcı etkenlere de daha açık olmanıza neden oluyor. İlginç şekilde, bir kişinin internette gezinmesi komşularını da öğrenme açısından olumsuz etkiliyor. Bir çalışmaya göre, aynı anda birden fazla iş yapan katılımcının sinemadaki film saatlerine bakarken ki ekranını gören diğer öğrenci katılımcılar, böyle bir dikkat dağınıklığı yaşamayan öğrencilere kıyasla kavrama testlerinde yüzde 17 daha düşük puanlar alıyor.

Bana kalırsa, geleneksel not defteri kullanıyorum çünkü odaklanmam daha kolay oluyor ve beni, bilgiyi kendi kısa not alma yöntemimle yazmaya doğru zorluyor. Geleneksel not defterine yazma yöntemini kullananlar arasında yeşil not defteri tercih eden Bill Gates ve cebinde minik bir defter taşıyan George Lucas da bulunuyor.

Eğer dizüstü bilgisayarınızla ya da tablet bilgisayarınızla yolları ayıramıyorsanız da yazıya aynı şekilde geçirmekten kaçının. Sadece dinlemenin değil aynı zamanda söylenenleri analiz etmenin ve kendi kelimelerinizi kullanmanın da pratiğini yapın.

Planlama yaparken titiz olun

Bir şeyler yazmadan önce dikkate almanız gereken noktalardan birisi de notlarınızı nasıl planlayacağınızı bilmenizdir. Sabit bir organizasyon metodu kullanmak, eski notlarınıza daha sonra baktığınızda onları anlayabilmenizin anahtar noktalarından biridir.

The Journal of Reading farklı metotları karşılaştırıyor ve en titiz şekilde hazırlanmış, hiyerarşik sıralama ve numaralandırılmış altbaşlıklar içeren planlı notların kalite ve kesinlik açısından en yüksek puanı aldığını buluyor. En iyi ikinci metot olan iki-sütun (two-colomn) metoduna göre ise not yazarı, sol sütunu yeni bilgiler; sağ sütunu devam niteliğindeki noktalar ve anahtar temalar için kullanıyor.

Tim Ferriss, kitabın ya da defterin sayfalarını, konularına göre manüel olarak numaralandırıp, içeriği hızlı ve kolay taramaya imkan tanıyan; ilk ya da son sayfada yer alacak şekilde bir indeks hazırlama tekniğini ise sıkı bir şekilde destekliyor.

Oldukça popüler olan Brainpickings.org’un kurucusu Maria Popova, her hafta birçok kitabı elinden geçiriyor ve öğrendiklerini günlük blog yazıları ile bütünleştiriyor; indeks yöntemi ile bütün kitabın konseptini aşırı hızlı bir şekilde anlayabiliyor. Tim Ferriss’e anlattığına göre, Popova kitabın genellikle boş olan son sayfasına okurken aklına gelen önemli fikirleri yazdığı alternatif bir içindekiler kısmı (indeks) hazırlıyor. O fikirlerin yanına ise fikirlerin aklına geldiği sayfaları yazıyor. Daha sonra okumayı bitirdikten sonra kitap hakkında yazmak için anahtar noktalardan ziyade kendi notlarını kullanıyor.

Ben elimden geldiğince indeksleme, başlıklama, numaralandırma, ya da listeleme gibi birden fazla düzenleme metodu kullanıyorum. Ayrıca sorularım, gözlemlerim ve adımlarım için marjinlerde boşluk bırakıyorum ki bir sonraki eylemim için hazır olabileyim.

Sorularınızı ve içgörülerinizi not alın

Hangi planlama şeklini seçerseniz seçin her zaman kişisel düşünceleriniz için kendinize boş bir alan bırakın. Global CEO koçu Sabina Nawaz, yazdığınız her madde için kendi “fikirlerinizi, yargılarınızı, kanıtlamalarınızı ve sorularınızı” ekleyebileceğiniz geniş marjinler bırakmayı tavsiye ediyor. Nawaz’ın açıkladığına göre, “onları yan yana koyarak kendi düşüncelerinizle diğer insanlarınkini ayırabiliyorsunuz.”

Bu teknik, devamlı olarak edindiğiniz bilgi ile iç içe olmaya ve bilgiyi olduğu gibi öğrenmekten ziyade, sizi analiz etmeye zorluyor; ayrıca sonrası için sorularınızı ve yapacaklarınızı planlama şansı da tanıyor.

Ben bir toplantıdan ya da konferanstan çıkar çıkmaz marjinlerimi gözden geçiriyorum ve gelecek adımlarımı kendime e-postalıyorum; mesela gönderilmesi gereken bir e-posta, alınması gereken bir randevu, ya da makale konusu olabilecek bir ilham kaynağı gibi. Böylece yeni fikirleri uygulanabilir planlara dönüştürdüğümden emin oluyorum.

 

 

Sözlü olmayan davranışları kaydedin

Bir iş arkadaşınız size diyor ki: “Yeni ürünümüzü gelecek hafta şirketle paylaşmaya hazırız.” Ama beden dili, gergin hareket hali ve endişeli yüz ifadesi gibi, çok da öz güvenli bir şekilde iletişim kuruyormuş gibi hissettirmiyor. Bu durumda gözlemlerinizi daha sonra bahsetmek üzere not alın.

            “Hey Neil, daha önce hazır olduğunuzu söylemiştiniz ama sunumu ben hazırlarken daha sonra son düzeltmeleri yapmak ister misin diye merak ediyordum.”

İletişimde beden dili, tavır ve tutum, duygusal etkiler gibi sözsüz ifadeleri yoğunlukla kullanıyoruz. Beden dili uzmanı ve Snap: Making the Most of First Impressions, Body Language, and Charisma kitabının yazarı Patti Wood’a göre, bir dakikadan daha az sürede, kelimelerle iletişimin dışında bile, sadece bir kişiyle olan yüz yüze etkileşiminizde yaklaşık 10000 sözsüz ifade alışverişinde bulunursunuz.

Bazen söylenmeyen söylenebilenden daha değerli olabilir. Örneğin, bir sunum yaparsam ve sonunda sorular sorduğumda hiç cevap alamazsam bu başarısız bir iş yaptığım anlamına gelebilir. Ama bu ayrıca iş arkadaşlarımının benim bakış açıma meydan okumak istemedikleri şeklinde de açıklanabilir. Daha önce anlattığım gibi, sağlıklı anlaşmazlık bir şirketin gelişmesi ve değişmesi gerekli için temel araçlardan biridir.

Sözsüz iletişim acilen belirtilmesi gereken bir durumu ortaya çıkarılabilir. Kayıt tutmaya ve gözlemleri daha sonra ifade etmeye biraz daha yatırım yapabilirsek uzun vadede zamandan tasarruf edebiliriz.

 

 

Gözden geçirin

Not tutmanın iki işlevi vardır: Yeni bilgiyi organize edip depolamak ve aynı bilgiyi bilişsel olarak kodlamak. Kısacası not tutmak, yeni bilgileri depolamak ve öğrenmek için bir araçtır. Bu fiziksel depolama işlevi, notlarınızı daha sonra tekrar gözden geçirip analiz etmediğiniz müddetçe kullanım dışı kalır.

Öğrencilerin test başarısı hakkında yapılan araştırmalar, tekrar etmenin önemini vurguluyor. 80’li yıllardan Teaching of Psychology Journal’da yayınlanan bir çalışmaya göre, öğrencilerin sınavlarda soruları yanlış cevaplamalarının sebebi kötü not almaları değil, aldıkları notları tekrar gözden geçirmemeleri.

Elbette sınavlara çalıştığınız günlerin üzerinden çok zaman geçmiş olsa da, tekrar etmek kariyerinize, sınavlara çalışmak için olduğu kadar önemli; çünkü eskisi gibi öğrenip test edildikten sonra unutmak için öğrenmiyorsunuz.

Richard Branson’ın yazdığı gibi: “Sırf not tutmak için not tutmayın. Fikirleriniz alın, onları harekete geçirilebilir ve ölçülebilir hedeflere dönüştürün.”

İşte bu yüzden ben de haftada en az bir kez toplantılardan, konferanslardan, telefon görüşmelerinden ve daha fazlasından notlarımı gözden geçirmek için zaman ayırıyorum. Bir CEO olarak, gün içinde fikirlerimi yazmamla sonuçlanmayan bir an neredeyse yok.

 

 

Toplantılardan önce de notlar hazırlayın

Son bir tavsiye daha: Asla bir toplantıya boş elle girmeyin. Her zaman verimi artırmak amacıyla neler konuşulacağına ve sorularla eylemlere dair önceden notlar hazırlayın.

Bu durumu anlatmak için kimse Facebook COO’su Sherly Sandberg’dan daha iyi bir örnek olamaz. Fortune için yazdığı profilde Miguel Helft şöyle diyor: “Onun günleri spiralli geleneksel bir not defteri yardımı ile takip ettiği telaşlı toplantılarla dolu. Defterde tartışma konularının ve harekete geçilecek eylemlerin listelerini tutuyor. Defterdeki maddelerin üstünü bir bir çiziyor ve her şeyin üstü çizilince sayfayı koparıp atıyor. Eğer her madde toplantının ilk 10 dakikasında yapılmış oluyorsa, bir saatlik toplantı çoktan bitmiş oluyor.”

Aynı sayfada başka notlar almadığınız müddetçe, sadece bu tarz notlar bir daha dönüp tekrar etmeyeceğiniz tarzda notlar olabilir.

Bu not alma stratejileri birlikte kullanıldığında toplantılarınızı düzenlemenize ve günün iş yoğunluğunu idare etmenize yardımcı olabilir.

 

 

Büşra Nur Deliveli

Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı


Yorum Yap

Yorum Yap

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

En Çok Okunanlar

Yukarı