Görüntülerden Metin Verilerinin Kilidini Açma: Proje Yönetiminde OCR’nin Gücü

OCR, Optik Karakter Tanıma anlamına  gelir ve görüntülerden düzenlenebilir metin çıkarmak için kullanılır. Proje yönetimi, bir projenin ortak bir amaca/hedefe ulaşması için kaynakların kontrol edilmesidir.

OCR, proje yönetimi için çok yararlı bir araç olabilir. Her görev için kullanılan kaynakları takip ederek proje faaliyetlerinin kolaylaştırılmasını sağlar. Sonuç olarak, projenin iş akışı iyileştirilir ve bu da onu gelişen bir başarı haline getirir.

Bu gönderi, OCR’nin  proje yönetiminde karşılaşılan yaygın zorlukları ortadan kaldırmaya  ve başarılı olmasına nasıl yardımcı olduğuna odaklanacaktır. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, sonuna kadar okuduğunuzdan emin olun.

OCR, Proje Yönetimindeki Engellerin Üstesinden Gelmeye Nasıl Yardımcı Olabilir?

Bir proje yöneticisinin bir projeyi denetlerken karşılaşabileceği birçok zorluk vardır. Bazıları kuruluşun içinde olabilirken, diğerleri dışında olabilir.

Aşağıda bazı yaygın sorunları tartışacağız ve OCR’nin bunların üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olabileceğini göreceğiz.

Sorun # 1: İletişim eksikliği (dahili)

Etkisiz bilgi dolaşımı nedeniyle ekip liderleri ve proje yöneticisi arasında iletişim boşlukları gelişebilir .

Müşteri adayları, önemli verileri basılı veya basılı biçimde paylaşamaz, bu da proje için diğer tüm süreçleri durdurur.

Etkisiz bir bilgi paylaşımı, yöneticinin proje gereksinimlerinin bağlamını kaybetmesine neden olarak proje için yanlış tahminler yapmasına neden olur.

Çözüm: Bilgileri etkili bir şekilde düzenlemek için OCR teknolojisini kullanma

OCR, çeşitli görüntülerden önemli verileri kolayca çıkarabilir. Gelişmiş araçlar, bir zemin etüdünün, planın, veriye dayalı araştırmanın ve çok daha fazlasının fotoğrafını yazıya dökmeye yardımcı olur.

Bu, ekip liderlerinin önemli bilgileri diğer üyelerle kolayca paylaşmasını sağlar. Ayrıca proje yöneticilerinin projenin bütçesini, zamanını ve kapsam kısıtlamalarını doğru bir şekilde tanımlamasına olanak tanır.

 Size görüntüden metne dönüştürme işlemini göstermek için çevrimiçi bulduğumuz Imagetotext.info adlı rastgele bir araç örneğini ele alalım.

Yukarıdaki resim,  bir LIDAR işlemini çalıştırmak için el yazısıyla yazılmış talimatlar içerir. Düzenlenebilir ve indirilebilir bir metne dönüştüreceğiz.

Resmimizi yükledikten sonra OCR aracımızdan aldığımız sonucun ekran görüntüsü aşağıdadır:

Artık proje yöneticileri düzenlenebilir metni kolayca indirebilir (kırmızı oka bakın) ve ilgili bilgileri kuruluş arasında dolaştırabilir.

Sorun # 2: Çoğu proje ya zaman, bütçe ya da kapsam aşımıdır

Bu, projelerde yaygın bir sorundur. Çoğunlukla, proje için bütçe sıkıntısı var veya yönetim ekibi çıktıları zamanında yerine getiremiyor.

Sorun, çalışma ekibinin tarafında değil, proje faaliyetlerini yönetme biçimleridir. Ya bir görev için kaynakları fazla harcarlar ya da tam tersini yaparlar. Bu, astların zorlu bir iş akışına neden olur  ve bir projenin yönetimini çok zorlaştırır.

Çözüm: OCR daha sorunsuz bir iş akışı sağlar

OCR araçları, iş akışının doğal ve rahatsız edici olmamasını sağlar.  Veritabanındaki öğeleri güncelleme, barkod okuma vb. gibi birçok veri girişi görevini otomatikleştirirler. Bu, daha uzun görevlerde çok zaman kazandırır ve yüzlerce boşa harcanan adam-saat ihtiyacını ortadan kaldırır.

Ayrıca, OCR araçları, manuel çalışmaya olan bağımlılığı ortadan kaldırır ve bu da insanlarla ilişkili hataları ortadan kaldırır. Makineler de hataya karşı hassastır. Bununla birlikte, en son algoritmalar sağlamdır ve daha az hata olasılığıyla daha uzun görevleri yerine getirme yeteneğine sahiptir.

Böylece, daha sorunsuz bir iş akışı, proje yöneticilerinin kaynakları kontrol etmesini kolaylaştırabilir ve bir projeyi başarılı kılabilir.

Sorun # 3: Paydaşlar meşgul değil

Paydaş katılımı, büyük oyuncuları oyunda tutarak gelir. Yani, büyük paydaşları projenin her iniş ve çıkışı hakkında güncel tutmak.

Çoğunlukla, bilgi devresi zayıf ve zayıftır. Belgeler, büyük paydaşlara gönderildiklerinde genellikle güncel değildir ve bu da proje yöneticileri ile büyük oyuncular arasında bir kopukluk durumuna neden olur.

Sonunda, paydaşlar projenize dahil olduklarını hissetmeyebilir ve abartılı planlarınızdan vazgeçebilirler.

1. Çözüm: OCR, daha iyi paydaş yönetimi sağlar

OCR araçları, görüntülenen bilgilerin kolayca paylaşılmasını ve erişilmesini sağlar. El yazısı notlardan, makbuzlardan ve dijital olarak yazılmış belgelerden (PDF/Word vb.) hızlı bir şekilde veri çıkarırlar.

Ve araçların çıkardığı her şey hızlı bir şekilde alınabilir ve düzenlenebilir. Böylece, tüm proje belgelerine hızlı bir şekilde erişilebilir, düzenlenebilir ve büyük paydaşlarla paylaşılabilir.

Böylece, OCR teknolojileri kolay paydaş yönetimi sağlayabilir ve yöneticiler için proje yönetimi sürecini kolaylaştırabilir.

Final Kelimeler

Bu yazıda, proje yönetiminde karşılaşılan yaygın zorlukları ve OCR teknolojisinin bunların üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olabileceğini gördük.

OCR gibi yeni teknolojilerden yararlanmak, şirketinizi dijital dönüşüme taşıyabilir. Görüntüden metne dönüştürmeler, bir şirketin uzun görevlerini otomatikleştirmesini ve çalışma stratejilerini verimli bir şekilde kullanmasını sağlayabilir.