Özellikle projelerde bütçenizi verimli ve başarılı planlamak için bütçe planlama örnekleri ile uyumlu hale getirmeniz önem taşımaktadır. Bütçe planlama projelerin yürütülmesinde ve sürdürülmesinde en temel unsurlardan biridir. Bütçenin proje ile uyumlu olması projenizin başarı şansınızı artıracaktır. Kalkınma ajansı projeleri, Avrupa Birliği Projeleri ve Erasmus Projelerinde bütçe planlamasını başarılı bir şekilde gerçekleştirmek projenizin hibe alma şansını da artıracaktır.
En İyi Bütçe Planlama Örnekleri
- Proje bütçesi; mantıksal çerçeve, proje faaliyetleri, faaliyet planı ( Gantt Şeması ), proje için gerekli donanım, proje ekibi ve çalışma süreleri dikkate alınarak hazırlanır.
- +/- % 5 – 10 sapma ile gerçekleştirilebilen bir proje bütçesi, doğruya en yakın proje bütçeleme tekniğidir.
- Proje bütçesi; proje teklifinin en son hazırlanan bölümü ve bütün faaliyetlerin maddi gereksinimlere döküldüğü alandır.
Bütçe Planlama Aşamaları
- Kaynak Belirleme ve Bütçe Taslağının Hazırlanması
- Piyasa Araştırması Yapılması
- Proje Bütçesi Hazırlanması
- Bütçe Kalemlerini Gerekçelendirme
Bütçe Ana Kalemleri ve Kaynak Planlama
- İnsan Kaynakları / Personel Giderler
- Yolculuk Giderleri
- Ekipman / Teknik Donanım Giderleri
- Proje / Ofis Giderleri
- Diğer Giderler
- İdari Giderler
Faaliyet planlaması doğrultusunda maliyet araştırması yapılmalı. Taslak bütçe kalemlerinde belirlenen ana ve yan giderler ile ilgili piyasa fiyat araştırması yapılmalıdır.
Piyasa araştırması; bütçe kalemleri ile ilgili firmalardan veya hizmet sağlayıcılarından fiyat almaktır. Örnek; Ulaşım fiyatları ile ilgili havayollarından fiyat almak, basım maliyetlerini bir yayıncı veya matbaa ile görüşmek…
Piyasa fiyat araştırması gerçekleştirilirken, 3 ayrı firmadan proforma fatura almak bütçe kalemi ile ilgili ortalama fiyat bilgisi verecektir!
Proje Bütçe Örneği için Tıklayınız
Bütçe Planlama Stratejisi
- Faaliyetlerden yola çıkarak, faaliyetlerde kaynak gereksinimini bütçe içinde uygun yerlere yerleştirin.
- Her bir kalem için miktar ve piyasa fiyat araştırması gerçekleştirin.
- Her bir faaliyet için birim maliyet x miktar yoluyla bulun.
- Faaliyet maliyetlerinin toplamı ile toplam maliyete ulaşın.
Bütçelemede Dikkat Edilecek Hususlar
- Öncelikle proje maliyetleri hesaplanırken mutlaka güncel maliyetler üzerinden veri oluşturulmalı ve proforma faturalar alınmalıdır.
- Proje bütçesi hazırlanırken insan kaynakları maliyeti varsa alt limit ve üst limit proje rehberine göre belirlenerek gerçekçi bir maliyet oluşturulmalıdır.
- Proje bütçesinde yer alan kalemlerin gerekçelendirilmesi proje faaliyetleri ile uyumlu ve gerçekleştirilebilir olmalıdır.
- Proje bütçesinde yazılan proje kalemleri KDV oranları ve vergi oranlarının yazılıp yazılmayacağı başvuru rehberinden mutlaka kontrol edilmelidir.
- Proje bütçesi yazımı aşamasında istisnai durumlar ve şartlar mutlaka incelenmelidir. Örnek vermek gerekirse; bir çok projede yurt dışı seyahat toplamı veya insan kaynakları toplam proje bütçesinin xxx oranını geçemez maddesi olabilmektedir.
Her proje bütçe kalemi kullanım alanı ve çıktıya bağlı olarak, faaliyet planlaması temelinde gerekçelendirilmelidir.
Proje Döngü Yönetimi Eğitimi için tıklayınız
Gerekçelendirme Bölümünde;
-Hizmet veya ürün neden satın alınıyor?
-Miktar olarak x adet/ birim neden satın alınıyor?
-Projede gerekliliği ve aciliyeti nedir?
-Proje bütçe kalemlerinde yer almazsa ne gibi eksiklikler olacaktır?
-Kiralama yoluna neden gidilmiyor, satın almak şart mı?
